Quando a tecnologia ajuda ou atrapalha a produtividade

Quem nunca recebeu uma mensagem do chefe pelo comunicador instantâneo “WhatsApp” que atire a primeira pedra. Quase ninguém, pode admitir. Afinal, desde a criação do aplicativo, em 2009, pelos ex-funcionários de um conhecido portal de notícias on-line, Jan Koum e Brian Acton, a forma com que as pessoas se comunicam sofreu uma grande e significativa transformação.

Até pouco tempo atrás, para falar com um amigo, por exemplo, era preciso recorrer às cartas escritas à mão e esperar que o correio, órgão responsável pela distribuição de correspondências criado em 1663 no Brasil, fizesse a sua parte, garantindo a efetiva entrega aos destinatários em um prazo que, na presente data, é estimado em até 20 dias corridos a partir da publicação.

Demorado, não é mesmo? É por este motivo que o cientista, inventor e fonoaudiólogo britânico, Alexander Graham Bell, inconformado de ficar coçando a sua barba branca enquanto aguardava um bilhete qualquer chegar à sua residência, criou o telefone, em 1876. Precisava contatar um indivíduo distante para resolver um problema? Era só discar o seu número e aguardar na linha.

Sendo assim, como o ser humano está em constante em evolução e precisa que as ferramentas disponíveis acompanhem as necessidades biopsicossociais do período em que se encontram, não demorou para que surgissem: a máquina de escrever (1867), o FAX (1926), o computador (1946) e o celular (1974). Todos idealizados para otimizar a comunicação deste com o meio.

Tecnologia e comunicação

Em outras palavras, a tecnologia chegou para trazer bônus à comunicabilidade, principalmente àquela que é travada no mundo corporativo. E ela, de fato, conseguiu. Em vez de bater de porta em porta para oferecer um novo produto, a força de vendas de uma organização pode criar uma abordagem comercial envolvendo uma cadência de e-mail, algumas ligações e tá tudo certo.

No mesmo sentido, também existem companhias experts em dialogar eficientemente com o seu comprador, fazendo-o vir até as suas páginas na internet utilizando o mínimo trabalho humano possível. São as marcas que apostam na força da publicidade digital: basta criar uma mensagem criativa, fazer as configurações adequadas e esperar que o robô difunda a sua ideia para você.

Interessante, pode dizer. Entretanto, será que os gestores estão satisfeitos com os resultados que a sua comunicação está trazendo para o business? Um recente estudo publicado na revista Forbes, periódico sobre negócios e economia mais relevante do mercado, revelou que apenas uma pequena olhada de 1 milissegundo no “zap” destrói o foco mental por cerca de 40 minutos.

Surpresas indesejadas

E as surpresas indesejadas não param por aí. Sabe aquele assovio que o smartphone faz toda vez que recebe uma nova mensagem do aplicativo do logotipo verde? Pois bem. Apenas um “fiu, fiu, fiu, fiu, fiu” propagado sem querer no meio de uma atividade organizacional importante e há a perda de 50% na precisão com que um determinado profissional executa as suas atividades.

Agora imagine estes números aplicados à uma jornada de trabalho de 8 horas diárias. Se a cada 60 minutos o funcionário olhar o celular, seja para verificar se alguém do time apareceu com alguma demanda urgente, seja para ver se mais uma fake news foi publicadano grupo da família, ao final do expediente, ele terá produzido, em máxima capacidade, por apenas 2,5 horas.

E aí entra também o alerta para a pressão que afeta o psicológico de qualquer colaborador que está mergulhado a essa dinâmica.

Dói só de ouvir

Felizmente, como o problema não é o produto ou o serviço em si, mas, sim, a forma pelo qual o ser humano deturpa o que foi criado para ajudá-lo, ainda dá tempo de ajeitar as coisas. O primeiro passo? Admita que é um adicto em comunicabilidade instantânea e que precisa de ajuda para largar o vício de verificar como anda o mundo dos dois tracinhos azul.

Tendo isto em mente, fica mais fácil estabelecer limites para si mesmo e, consequentemente, para a sua equipe. Deste modo, quando estiver na firma, determine um horário para que os colaboradores confiram as suas demandas pessoais neste ou em outro aplicativo de sua escolha. A medida aumentará o tempo útil de serviço, impactando direto na produtividade desejada.

“Ah, mas o time precisa estar em contato contínuo!”. Experimente, então, contratar softwares especializadosem gestão de projetos, como o Trello ou o Gira. Neles, além de organizar o fluxo das tarefas, ainda dá para marcar quem fará esta ou aquela função, estabelecendo uma espécie de bate-papo monitorado. Perfeito para quem trabalha com muitas iniciativas ao mesmo tempo.

Precisando de algo mais rápido para resolver uma bucha?

O Slack é altamente recomendado, uma vez que a sua interface lembra muito a do seu primo difusor de memes. A diferença é que, nesta aplicação, apenas os indivíduos que atuam em determinada empresa estarão adicionados. Logo, ninguém vai parar o que estiver fazendo para enviar o gif da Nazaré pensativa para você.

Finalmente, se você também não é muito fã das empreitadas de Mark Zuckerberg, o jovem gênio que fundou o Facebook e saiu comprando os seus concorrentes para controlar o universo, em vez de dedilhar vários caracteres na versão otimizada do antigo SMS e esperar o longo desfecho da conversa, faça a si mesmo um favor: lembre-se bem de que o mundo de hoje pede pressa.